年末には診療所でも大掃除が行われると思いますが、この機会に溜まった書類を整理して倉庫もすっきりさせたいものです。
診療所を経営しているとカルテや会計資料など大量の書類を保存する必要がありますが、どのタイミングで破棄してよいのか分からず長年保存し続けているというお話もよく聞きます。書類ごとに定められた保存期間は次のようになっております、保存期間を経過していることを確認して破棄を行ってください。

◇カルテ（診療録）…　5年間
　これは医師法、歯科医師法、保険医療機関及び保険医療療養担当規則（以下、療養担当規則）によって定められています。療養担当規則では「完結の日から5年間」となっているので保存期間の起算日に注意が必要です。

◇エックス線写真　…　3年間
　カルテを除く「帳簿及び書類その他の記録」は完結の日から3年間と療養担当規則によって定められており、エックス線写真の他、検査所見記録などの診療に関する諸記録も同様です。

◇会計帳簿　…　7年間
　個人診療所、医療法人ともに税法により7年間となっております。ただし、税法改正により青色申告法人の赤字（欠損金）を9年間繰り越せるようになったため、これに伴い今後9年間保存が必要となる医療法人も出てきますので注意が必要です。領収書や請求書、現金出納帳などは保存期間を過ぎたら破棄しても問題ありませんが、定款、決算書、契約書、税務署に届け出た書類などは保存期間に関係なく永久保存とした方が
良いでしょう。

　保存をする際には、カルテなどの書類は毎年決まった時期に一年分破棄できるように期間ごとまとめておく、会計帳簿類は決算が終了するごとに一年分を一つの箱に入れて保存するといった工夫をすることで、破棄をする書類を探しやすくなります。
　また、破棄をする場合には個人情報が記載された書類ですので他人の目に触れないよう配慮が必要です。院内ですべてシュレッダーをかければよいのですが、かなりの時間がかかるため敬遠されるようです。機密文書を段ボールごと溶解処理するサービスがありますのでこのような業者の利用をお勧めします。

医療タイムス紙　平成24年12月1日　掲載